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Estamos en octubre y a estas alturas del año sabemos que, técnicamente, todo está llegando a su fin, incluso el presupuesto. Cuando hablamos de marketing y otras inversiones, recordamos que estamos en el llamado «trimestre dorado», los últimos tres meses del año que suelen ser un catalizador para las ventas. Sin embargo, también es el momento de poner los contratos en orden y negociar.
El trimestre dorado tiene un significado claro: o alcanzaste el presupuesto de ingresos o no. Las ventas que se generen en este periodo pueden ser positivas, pero no corregirán los malos números acumulados durante el año.
El ciclo de vida del presupuesto
Un presupuesto es esencialmente un plan financiero y una estrategia para el próximo año fiscal. Su objetivo principal es brindar visibilidad sobre la salud financiera de la empresa, incluyendo proyecciones de ingresos, inversiones y gastos.
El ciclo de vida del presupuesto abarca desde la planificación inicial hasta la evaluación final de los resultados obtenidos. Este ciclo asegura que los recursos financieros se utilicen de manera eficiente para alcanzar los objetivos establecidos. Antes de empezar, es necesario:
– Definir objetivos: A largo plazo, alineados con la visión y misión de la empresa.
– Analizar el entorno: Evaluar los factores internos y externos que pueden afectar el desempeño financiero, como tendencias de mercado, competencia y condiciones económicas.
– Establecer prioridades: Los datos históricos precisos son esenciales para una planificación exitosa. Aquí, el software financiero se convierte en un aliado estratégico.
El uso de soluciones tecnológicas permite automatizar procesos y acceder a datos en un solo tablero, lo que reduce errores y optimiza el tiempo de planificación, permitiendo modificaciones en tiempo real.
Datos clave para la planificación presupuestaria
¿Qué está recopilando tu equipo financiero para el presupuesto de 2025? Es necesario contar con estimaciones precisas de gastos, ingresos y metas financieras, que incluyan:
– Pago de proveedores
– Nómina
– Software y licencias
– Costos fijos y variables
– Gastos operativos, ventas y marketing
– Costos de bienes vendidos
– Gastos de capital, como reemplazos o mejoras de equipos
Durante la elaboración del presupuesto, es fundamental recopilar datos históricos y asignar recursos financieros de acuerdo con las prioridades estratégicas de la empresa. En la industria turística, como en hotelería, operadores turísticos y OTAs, es esencial contar con herramientas que faciliten la recopilación de datos precisos.
El equipo financiero debe enfocarse en crear estrategias para asegurar la rentabilidad y garantizar la salud financiera del negocio, alineando el desempeño con los objetivos comerciales.
A continuación, te presento algunos de los tipos de ingresos más comunes que debes tener en cuenta:
- Ingresos por Ventas Directas de Productos y Servicios
- Alojamiento: Ingresos por habitaciones, suites, cabañas, etc.
- Alimentos y bebidas: Ventas en restaurantes, bares y cafeterías.
- Actividades turísticas: Ingresos por tours, excursiones, alquiler de equipos, etc.
- Venta de productos: Venta de souvenirs, artesanías, productos locales, etc.
- Ingresos por Servicios Adicionales
- Eventos especiales: Bodas, conferencias, eventos corporativos.
- Spa y bienestar: Tratamientos de spa, masajes, gimnasio.
- Transporte: Traslados al aeropuerto, alquiler de vehículos.
Otros Ingresos
- Comisiones: Ingresos por intermediación en la venta de servicios de terceros (boletos de avión, seguros de viaje).
- Publicidad: Ingresos por publicidad en las instalaciones o en la página web.
- Patrocinios: Ingresos por acuerdos de patrocinio con empresas.
- Suscripciones: Ingresos por membresías a clubes o programas de fidelización.
- Ventas en línea: Ingresos por ventas a través de la página web o plataformas de comercio electrónico.
Procesos de aprobación y ejecución del presupuesto
Para asegurar un proceso presupuestario eficiente, asegúrate de que el presupuesto pase por los siguientes procesos:
1. Revisión y aprobación: Validado por los niveles de gestión correspondientes.
2. Comunicación: Compartido con los empleados involucrados en su ejecución.
3. Ejecución y seguimiento continuo: Monitoreo regular y ajustes según sea necesario.
Antes de considerar el presupuesto completo, responde a estas preguntas:
– ¿Los responsables de cada área participaron activamente?
– ¿Se cumplieron las fechas límite para la entrega de tareas?
– ¿Alguien necesita asesoría adicional?
Control y Evaluación
El análisis de desviaciones entre el presupuesto y los resultados reales permite identificar causas y tomar medidas correctivas a tiempo. Además, el desempeño general de la empresa se evalúa en función de los objetivos establecidos.
Cierre y Aprendizaje
Al finalizar el periodo, se realiza un análisis detallado del desempeño financiero y se identifican lecciones para mejorar el proceso presupuestario en el futuro. Supervisar el presupuesto no termina con su aprobación, sino que requiere un monitoreo constante debido a la volatilidad financiera y política a nivel global.
Casos de éxito y lecciones aprendidas
Un ejemplo de éxito es Airbnb, que logró adaptar su estrategia financiera durante la pandemia, implementando un plan presupuestario flexible que incluyó reducción de costos operativos y la optimización de sus ingresos. Esta empresa ajustó su presupuesto rápidamente para enfrentar las restricciones de viaje y la baja demanda, lo que le permitió mantener su rentabilidad y salir fortalecida cuando el mercado comenzó a recuperarse.
Por otro lado, un ejemplo de fracaso es Thomas Cook, una de las agencias de viajes más antiguas del mundo, que no logró adaptarse a las cambiantes dinámicas del mercado turístico y a las presiones financieras. A pesar de haber tenido oportunidades para ajustar su estrategia, la falta de control en la gestión de sus gastos y la imposibilidad de prever los cambios del entorno provocaron su colapso en 2019. La empresa no pudo modificar su presupuesto y sus operaciones a tiempo, lo que culminó en su cierre definitivo.
Conceptos básicos y estrategias financieras
– Presupuesto participativo: Involucra a diferentes departamentos y niveles organizacionales en el proceso de elaboración del presupuesto, fomentando un mayor compromiso.
– Análisis de brechas: Evalúa las diferencias entre el presupuesto proyectado y los resultados reales, tomando medidas correctivas de forma oportuna.
– Indicadores clave de desempeño (KPI): Utiliza los KPIs relevantes del sector turístico para medir el éxito del presupuesto, como la ocupación hotelera o el costo por reserva.
Es crucial analizar factores externos que puedan afectar el presupuesto de una empresa turística, como fluctuaciones estacionales, tendencias del mercado y eventos globales. Además, la sostenibilidad debe ser considerada como una inversión clave en prácticas responsables que ayuden a reducir el impacto ambiental y a largo plazo.
No confundas el presupuesto con el forecast; mientras que el primero es un plan detallado para el futuro, el forecast es una estimación continua de lo que se espera que ocurra. Ambos son fundamentales para la gestión financiera de cualquier empresa turística. Determinar el punto de equilibrio te permitirá fijar metas más ambiciosas y tomar decisiones estratégicas para mejorar la rentabilidad de tu negocio.
Elaborado con la colaboración de:
Bernardo Millán Founder Techturismo.mx y
Gerente Corporativo Desarollo de Negocios
Jorge Lira Abogado Corporativo Techturismo.mx
Dainiz Marin Co-Founder Techturismo.mx experta en Marketing Digital
