La digitalización certificada con valor legal: Transformación de documentos en la era digital
Jorge Lira 
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La transformación digital ha llegado a todos los ámbitos, incluyendo la conservación y gestión de documentos con valor legal. En su obra«Aspectos y Fundamentos de Digitalización con Valor Legal», Alfredo Bazúa Witte ofrece una guía clara y fundamentada sobre el proceso de digitalización certificada, que permite migrar documentos en soporte físico a un formato digital con plena validez jurídica en México.
El muro digital y la necesidad del cambio
El autor introduce el concepto de “muro digital”, que representa los obstáculos legales y técnicos para la transformación digital del flujo documental. A pesar de que muchas actividades se realizan hoy en día en entornos digitales, los documentos con efectos legales a menudo requieren impresión y firma autógrafa, limitando su uso y circulación.
La digitalización certificada busca superar estas barreras, asegurando que los documentos digitalizados sean equivalentes a los originales en términos legales, garantizando su integridad, disponibilidad y seguridad.
Los prestadores de servicios en digitalización certificada
Un actor clave en este proceso son losPrestadores de Servicios de Certificación (PSC), que cuentan con la acreditación de la Secretaría de Economía para realizar servicios como:
- Firma electrónica avanzada.
- Emisión de sellos digitales de tiempo.
- Conservación de mensajes de datos.
- Digitalización de documentos en soporte físico.
Estos prestadores no formalizan actos jurídicos, sino que garantizan la seguridad y validez de los procesos tecnológicos involucrados.
El marco legal que respalda la digitalización certificada
La digitalización certificada está respaldada por diversas normativas, entre ellas:
- Código de Comercio:Introdujo principios como la equivalencia funcional del mensaje de datos y la firma electrónica avanzada.
- Ley de Firma Electrónica Avanzada:Establece los requisitos para los PSC y el uso de firmas electrónicas.
- Norma Oficial Mexicana NOM-151:Regula la digitalización y conservación de mensajes de datos.
Proceso de digitalización certificada paso a paso
El proceso de digitalización certificada incluye diversas etapas que aseguran la validez legal del documento digitalizado:
- Recepción y preparación:Análisis y acondicionamiento físico de los documentos.
- Escaneo:Conversión del documento en papel a un archivo digital.
- Cotejo:Comparación del documento original con su versión digital para garantizar su fidelidad.
- Incorporación de metadatos:Información estructurada que permite la trazabilidad y organización.
- Sellado y certificación:Uso de firmas electrónicas y sellos de tiempo que aseguran la integridad del archivo.
Efectos jurídicos de la digitalización certificada
Entre los principales beneficios de este proceso destacan:
- Equivalencia funcional:Los documentos digitalizados tienen el mismo valor que los originales en papel.
- Valor probatorio pleno:Gracias a la intervención de notarios y PSC acreditados.
- Conservación legal:Posibilidad de almacenar documentos en medios digitales cumpliendo las normativas.
- Destrucción del soporte físico:En ciertos casos, los documentos digitalizados pueden sustituir al original en papel, reduciendo costos y espacio.
Retos y limitaciones en la digitalización certificada
A pesar de sus ventajas, el autor señala que los documentos digitalizados aún no son legalizables ni pueden apostillarse, y la certificación no garantiza la autenticidad o validez del documento original.
La digitalización certificada con valor legal es una herramienta indispensable para la modernización del sistema legal y comercial en México. Su implementación no solo mejora la eficiencia y seguridad, sino que también abre la puerta a un manejo documental más sustentable y confiable, alineándose con los retos de la era digital. Para empresas, instituciones y operadores jurídicos, este avance representa una oportunidad clave en el camino hacia la transformación digital.
Dainiz Marin 
Bernardo Millán 
